Секретарь офіс менеджер. Базовий курс

1. Діловодство

• Введення. Сучасна та методична база з діловодства. Типова інструкція з діловодства.
• Секретар у структурі управління. Вимоги до секретаря. Нормативи часу на секретарські роботи
• Склад управлінських документів організації, розпорядчі та інформаційно-довідкові документи
• Вимоги до оформлення документів. Обов'язкові реквізити документів. Вимоги до оформлення бланків. Довідкові дані про автора документа. Основні пошукові ознаки: дата та індекс документа; адресація; порядок узгодження та затвердження документів. Резолюція. Позначки на документі
• Складання документів. Типові тексти. Лінгвістичні особливості службових документів. Заголовок, додатки
• Ділове листування. Реквізити ділового листа. Внутрішнє листування. Зовнішнє листування: комерційні листи, ділові листи, не регламентовані листи. Мова і стиль листування. Побудова словосполучень та речень. Аналіз практичних помилок. Етика ділового листа.
• Практична частина. Особливості оформлення повідомлень, що передаються електронними засобами зв'язку: телеграма, телефонограми. факси, листування електронною поштою. Довідки, доповідні та пояснювальні записки. Упорядкування розпорядчих документів (накази, розпорядження). Акт. Протокол, особливості складання. Контракти Види. Складання. Документація з особового складу
• Організація документообігу. Прийом та первинна обробка. Реєстрація та облік документів. Проходження документів усередині організації. Контроль над виконанням документів. Побудова інформаційно-пошукової системи за документами
• Поточне зберігання документів. Розробка та ведення номенклатури справ. Правила формування та ведення справ. Зберігання справ. Електронні документи та їх зберігання.
• Підготовка справ до здавання до архіву. Порядок та етапи проведення експертизи, цінності документів. Переліки документів із термінами зберігання. порядок знищення справ. Обробка справ для здавання в архів

2. Етика та психологія ділового спілкування

• Імідж секретаря. Ділова жінка професіонала. Робоче місце секретаря
• Актуалізація соціальної потреби у підвищенні культури ділової поведінки працівників сфери управління. Норми та правила ділової етики. Діловий етикет. Повсякденний, святковий етикет
• Етикет у службових відносинах. Корпоративна культура, фірмовий стиль організації. Службова вертикаль (відносини у системі "керівник-підлеглий"). Службова горизонталь (відносини у системі "колега-колега"). Службова субординація. Норми та правила відносин співробітників з представниками сторонніх організацій, партнерами, клієнтами, відвідувачами
• Взаємини із керівником. Надання ефективної допомоги у рамках службових повноважень. Емоційно-нейтральний, діловий характер відносин. Конфіденційність. Вміння поводитися у складних ситуаціях. Секретар як член "команди"
• Взаємини у колективі. Жіночий фактор на роботі. "Важкі люди". Роль секретаря у підтримці сприятливого мікроклімату у колективі
• Технологія та етикет ділових ситуацій. Телефонна розмова в офісі. Вихідні та вхідні дзвінки. Фази телефонної розмови. Ваш “говорячий імідж”. Етикет використання у роботі нових технічних пристроїв (автовідповідач, факс). Організація прийому відвідувачів. Планування та підготовка прийому відвідувачів. Імідж приймальні керівника. Подання чаю, кави, напоїв в офісі. Ділові прийоми. Участь секретаря у підготовці переговорів. Обслуговування візиту ввічливості. Робота у приймальні. Вибір подарунків діловим партнерам