Курс адміністратора/офіс-менеджера

Адміністрування офісу

• Структура підприємства та місце адміністратора/офіс-менеджера в організації.
• Посадова інструкція адміністратора/офіс-менеджера.
• Взаємовідносини офіс-менеджера з керівником і колективом.
• Організація постачання до офісу.
• Облік товарно-матеріальних цінностей.
• Готівка в офісі.

Спілкування і комунікації

• Уміння слухати та ставити питання.
• Вербальні та невербальні методи спілкування.
• Бар'єри спілкування, їх усунення.
• Що таке Конфліктологія. Як потрібно правильно поводитися під час конфліктної ситуації.
• Знайомство з можливими реакціями на стресові ситуації.
• Розгляд способів врегулювання конфліктів.
• Практика.

Організація зустрічі клієнтів

• Зустріч відвідувача.
• Реєстрація.
• Організація очікування.

Правила ведення телефонної розмови

• Вихідні дзвінки адміністратора/офіс-менеджера.
• Вхідні дзвінки адміністратора/офіс-менеджера.
• Конфліктна ситуація при телефонному спілкуванні.
• Етикет телефонних переговорів.
• Практика з ведення телефонних переговорів.

Діловодство компанії в електронному вигляді

• Документообіг підприємства. Реєстрація документів (журнали реєстрації документів). Контроль виконання документів. Поточне зберігання документів (номенклатура справ).
• Національний стандарт України: вимоги до оформлення документів.
• Реквізити. Класифікація документів.
• Розпорядчі документи, наказ по основній діяльності.
• Практична робота по складанню наказу по основній діяльності та розпорядження.
• Інформаційні документи. Договори. Акти. Протоколи. Виписки з протоколів. Довідки. Службові записки, довіреності.
• Листи. Категорії листів. Вимоги до ділового листування.
• Практична робота по складанню договору, акту, протоколу, виписки з протоколу. Довідок. Службових записок. Довіреностей і різних категорій листів.
• Відпрацювання інструментів блоку Діловодство в текстовому редакторі Word. ).

Основи найму та роботи з персоналом

• Кодекс законів про працю України (КЗпП). Документація з особового складу.
• Резюме, анкета, накази з кадрових питань, особова картка, трудова книжка.
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок.
• Практична робота по складанню резюме, інструментів пошуку роботи, написання заяв, наказів з кадрових питань, заповнення бланків трудових книжок.

Первинна бухгалтерія

• Призначення і правила заповнення бланків: ВКО (видаткового касового ордера), ПКО (прибуткового касового ордера), авансовий звіт, рахунок, накладна, податкова накладна, платіжне доручення, посвідчення про відрядження, довіреність.
• Практична робота з оформлення первинної бухгалтерської документації в програмі BAS Бухгалтерія

Організація відряджень керівника

• Підготовка відрядження: бронь готелю, замовлення і покупка квитків.
• Облік грошових коштів.
• Підготовка необхідних документів.

Діловий етикет

• Культура поведінки за столом. Правила сервірування. Як правильно подавати чай, каву, напої.
• Електронний етикет.
• Практична робота з приготування і подачі чаю, кави.

Електронні поштові системи

• Практичне застосування програм MS Outlook.
• Планування, робота декількох користувачів з одним документом, розсилка, адресні книги, контакти.