Мотиваційний лист оформлюється як суцільний структурований текст, відповідно до вимог жанру. Обсяг – 1-2 стор. Текст друкується шрифтом Times New Roman, міжрядковий інтервал 1.5, кегль 14, аркуш формату А4, поля: ліве – 30 мм, праве – 10 мм, верхнє і нижнє – по 20 мм.
Мотиваційний лист повинен відповідати формальним вимогам, що ставляться до ділових листів:
зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри;
чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значущі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію;
неприпустимість емоцій. Лист не повинен мати емоційного відтінку, треба прагнути стриманості, розважливості, серйозності, практичності;
простота у викладі, яка дасть адресату можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного;
неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок.
Структура мотиваційного листа повинна містити «шапку», звертання, вступ, основну та заключну частини.
«Шапка» – частина листа, де містяться відомості про адресата (назва закладу освіти, прізвище та ініціали особи, якій адресується лист) та адресанта (прізвище, ім’я, по-батькові, адреса для кореспонденції та електронна адреса, номер телефону) – яка розташовується у правому верхньому куті листа.
Шанобливе звертання є важливою складовою мотиваційного листа. Воно надає листу офіційного характеру та привертає увагу адресата (наприклад: «Шановний Анатолію Антоновичу!»). Звертання виділяється напівжирним шрифтом та/або курсивом і вирівнюється по центру.
Вступ – коротка вступна частина передбачає окреслення напряму викладу, має містити мету написання мотиваційного листа. Вступ розміщується через один рядок після звертання, який є першим абзацом листа. У цьому абзаці викладається його мета і причина написання (наприклад: «Звертаюся до Вас у зв’язку з...»). У цій частині коротко пояснюються причини обрання коледжу і як навчання у ньому сприятиме професійному розвитку і зростанню вступника.
Основна частина структурується на кілька абзаців, що мають текстово завершений вигляд. Містить приклади діяльності, успіхів і досягнень вступника, а також демонстрацію його особистих якостей і умінь. Ця частина починається з другого абзацу мотиваційного листа та складається з двох- трьох абзаців і розпочинається з характеристики професійних цілей вступника, описанням, що саме його цікавить в обраній ним професії, ким він себе бачить після завершення навчання тощо. Це свідчить про мотивацію та усвідомлення вибору спеціальності на здобуття відповідної професії. Описуються факти академічних та соціальних здобутків з певних предметів, які пов’язані з освітньою програмою (успіхи у навчанні, спорті, участь у проектах і майстер-класах, володіння іноземними мовами тощо). Подана інформація зможе позитивно вплинути на вирішення питання про зарахування на навчання.
Висновок – підсумкова частина листа. Вона має завершуватись підсумком у два-три речення, які мають підтверджувати готовність вступника навчатися і вказують на його впевненість у правильному виборі спеціальності та кар'єрними очікуваннями вступника.
