1. Мотиваційний лист оформлюється як суцільний структурований текст, відповідно до вимог ділового стилю. Текст друкується шрифтом Times New Roman, міжрядковий інтервал 1,5, кегль 14, аркуш формату А4, поля: ліве - 30 мм, праве - 10 мм, верхнє і нижнє - по 20 мм.
2. Структура мотиваційного листа повинна містити «шапку», звертання, вступ, основну та заключну частини.
3. «Шапка» - частина листа, де містяться відомості про адресата (назва закладу освіти, прізвище та ініціали особи, якій адресується лист) та адресанта (прізвище, ім’я, по-батькові, адреса для кореспонденції та електронна адреса, номер телефону) яка розташовується у правому верхньому куті листа.
4. Звертання призначене для надання листу офіційного характеру та привертання увагу адресата (наприклад: «Шановна Ольго Анатоліївно!»). Звертання виділяється напівжирним шрифтом та/або курсивом і вирівнюється по центру.
5. Вступ - коротка вступна частина передбачає окреслення напряму викладу, має містити мету написання мотиваційного листа. Вступ розміщується через один рядок після звертання, який є першим абзацом листа. У цьому абзаці викладається його мета і причина написання (наприклад: «Звертаюся до Вас у зв’язку з...»). У цій частині коротко пояснюються причини обрання коледжу і як навчання у ньому сприятиме професійному розвитку і зростанню абітурієнта.
6. Основна частина структурується на кілька абзаців, що мають текстово завершений вигляд. Містить приклади діяльності, успіхів і досягнень вступника, а також демонстрацію його особистих якостей і умінь. Ця частина починається з другого абзацу мотиваційного листа та складається з двох- трьох абзаців і розпочинається з характеристики професійних цілей вступника, описанням, що саме його цікавить в обраній ним освітній програмі та професії, ким він себе бачить після завершення навчання тощо. Це свідчить про мотивацію та усвідомлення вибору освітньої програми на здобуття відповідної професії. Описуються факти академічних та соціальних здобутків з певних предметів, які пов’язані з освітньою програмою (успіхи у навчанні, спорті, участь у проєктах, конференціях, олімпіадах, володіння іноземними мовами тощо). Подана інформація зможе позитивно вплинути на вирішення питання про зарахування на навчання.
7. Висновок - підсумкова частина листа. Вона має завершуватись підсумком у два-три речення, які мають підтверджувати готовність вступника навчатися і вказують на його впевненість у правильному виборі освітньої програми та кар'єрними очікуваннями абітурієнта.
